Høsten setter rammene for samtalen
Midt i høsten endrer arbeidsforholdene seg. Dagslyset forsvinner tidligere, folk har mer å gjøre etter ferien, og mange vil gjerne møtes innendørs. Det påvirker hvordan et intervju faktisk gjennomføres, og det er verdt å tenke over før du bestiller tid hos noen.
I Modul 5 øver vi på selve samtalen: lytting, oppfølging, vanskelige spørsmål og avslutning. Forberedelsen har du gjort i andre moduler. Her handler det om hva som skjer når du sitter overfor et menneske og notatene dine ikke lenger bestemmer tempoet.
Jeg har sett at nybegynnere ofte undervurderer det praktiske i høstmånedene. Våte jakker, støy fra kafémaskiner og et kort tidsvindu gjør at samtalen lett blir jaget. Planlegg derfor for ro, ikke bare for innhold, og velg sted med omtanke.
- Velg et sted der du kan høre hverandre uten bakgrunnsstøy
- Beregn litt mer tid enn du tror du trenger
- Ha en tørr notatbok og ekstra batteri til opptakeren
Å lytte er en aktiv oppgave
Lytting høres enkelt ut, men det er den delen av intervjuet de fleste lærer minst av å lese om. Det handler om å legge merke til hva som blir sagt, hva som nøles med, og hva som overraskende ikke nevnes. Du kan ikke gjøre dette hvis du hele tiden leser neste spørsmål.
En øvelse vi bruker i kurset er å la en medstudent fortelle om en hverdagslig hendelse i to minutter, mens du bare noterer stikkord og ikke stiller spørsmål. Etterpå sammenligner dere hva du fikk med deg og hva som ble utelatt. Resultatet er ofte tankevekkende.
Stillhet er også en del av lyttingen. Hvis du venter noen sekunder etter et svar, utdyper folk ofte av seg selv. Det krever øvelse å tåle pausen uten å fylle den, men den gir ofte det mest presise materialet i hele samtalen.
- Noter ord og uttrykk du vil spørre om, ikke hele setninger
- Vent to–tre sekunder etter et svar før du går videre
- Hold blikket på personen, ikke på arket
Oppfølging som holder seg til det som ble sagt
Et godt oppfølgingsspørsmål bygger på noe intervjuobjektet nettopp sa. Det kan være et ord du vil ha forklart, et eksempel du ber om, eller en tidsangivelse du vil forstå bedre. Slike spørsmål viser at du har hørt etter, og de gir ofte mer enn de ferdig formulerte.
Unngå å lede svaret. Spør heller «hva skjedde så?» enn «var det ikke da du ble sint?». Det første lar personen bruke sine egne ord, det andre legger ord i munnen på dem. I rapporten senere merker du forskjellen, fordi sitatene blir ekte og kan etterprøves.
Når du øver, kan du skrive tre mulige oppfølginger til en kort uttalelse og velge den som er mest åpen. Over tid blir dette en vane, og du trenger mindre tid til å tenke midt i samtalen.
- Be om eksempler: «kan du beskrive en konkret gang?»
- Be om presisering av tall, tidspunkter og navn
- Ikke avbryt for å rette på det du tror er feil
Vanskelige spørsmål stilles rolig og tydelig
Noen spørsmål er ubehagelige å stille, fordi de gjelder kritikk, feil eller noe personlig. Det er ikke grunn til å unngå dem, men til å stille dem med omtanke. Forklar kort hvorfor du spør, og formuler deg nøkternt uten å anklage.
Rekkefølgen betyr mye. Ta det vanskelige spørsmålet etter at samtalen har fått en trygg tone, men ikke så sent at tiden går ut. Hvis personen ikke vil svare, noter at spørsmålet ble stilt og hva som ble sagt, og gå videre uten press.
Respekt er en av verdiene våre, og den gjelder også når du er uenig. Du trenger ikke være hard for å være grundig. Et rolig og tydelig spørsmål gir som regel et bedre svar enn et skarpt, og det holder deg på trygg grunn når du senere skal gjengi samtalen.
- Si hvorfor du spør, før du stiller spørsmålet
- Skille mellom påstand og dokumentert opplysning
- Gi alltid personen mulighet til å kommentere
Avslutningen er en del av intervjuet
Mange avslutter intervjuet med en rask takk og går. Det er en misset mulighet. Spør om det er noe personen vil legge til, og om det er noe du ikke har spurt om som burde vært spurt. Det siste spørsmålet gir overraskende ofte det beste materialet.
Gå gjennom hva som er sagt om sitater og bruk. Avtal hvordan du kan nå personen hvis du trenger å sjekke en opplysning, og si ærlig hva som skjer videre. Lov ikke mer enn du kan holde, for eksempel om å se teksten før den brukes.
Sett deg ned kort tid etter og skriv ned det du husker, mens det fortsatt er friskt. I høstmørket er det fristende å skynde seg hjem, men ti minutter med notater rett etterpå sparer deg for mye usikkerhet senere i arbeidet.
- Spør: «er det noe jeg burde ha spurt om?»
- Avtal hvordan du kan stille oppfølgingsspørsmål
- Skriv notater innen en time etter samtalen
Øv i de kommende ukene
Høsten er en god tid å øve, fordi du kan gjøre det i rolige omgivelser og uten tidspress fra en redaksjon. Be en venn, et familiemedlem eller en medstudent om en kort samtale om noe hverdagslig, og bruk den til å trene på én ting av gangen.
Gjør én økt om lytting, én om oppfølging og én om avslutning. Ta opp samtalen hvis personen samtykker, og hør den igjen. Du vil høre hvor du avbrøt, hvor du ledet, og hvor du lot pausen stå. Det er den raskeste måten å se egen teknikk på.
Modul 5 gir deg øvelsene og arkene til dette, men du kan begynne uten dem. Poenget er ikke å bli perfekt, men å bli bevisst på hva du gjør når du sitter overfor et annet menneske med en notatbok i hånden.
- Én ting per øvingsøkt gir tydeligere læring
- Hør opptaket med notatbok og marker egne avbrytelser
- Be om ærlig tilbakemelding fra den du øver med
Et godt intervju handler om å lytte mer enn å snakke, følge opp det som faktisk ble sagt, stille vanskelige spørsmål med ro og avslutte på en måte som gir deg og personen trygghet. I høstukene er det god tid til å øve på dette uten tidspress. Start med én kort samtale, hør opptaket etterpå, og ta med deg det du oppdager inn i neste.